Agenturwerkstatt (Teil 2): 10 unbequeme Wahrheiten über Mitarbeiter

Beitrag aus Ausgabe 78 / Juni 2019
Online Marketing
Thomas Kilian

Als Geschäftsführer der Thoxan GmbH mit zwei Standorten in Ostwestfalen ist Thomas Kilian seit über fünfzehn Jahren auf die Neukunden-Gewinnung im Internet für B2B-Unternehmen spezialisiert. Darüber ist der studierte Germanist und Buchautor an mehreren Onlineshops und Internetportalen beteiligt.

In dieser mehrteiligen Artikelserie erfahren junge Gründer, worauf es bei einer erfolgreichen Selbstständigkeit ankommt. Im zweiten Beitrag geht es um den Aufbau starker Teams und um die Frage, warum Recruiting keine Einbahnstraße ist.

Ebenfalls erschienen:
Agenturwerkstatt (Teil 1): Versuch’s mal mit Persönlichkeit!
suchradar 77 (April 2019)

Es wäre vermessen, an dieser Stelle einen allumfassenden Beitrag über das Themenfeld HR („Human Resources“ = Personalwesen) zu erwarten. Schließlich sind die personellen Konstellationen, in denen Agenturen unterwegs sind, extrem vielschichtig: Ob Einzelkämpfer/-in mit Freelancer-Netzwerk, drei Musketiere, die sich aus dem Studium heraus selbstständig gemacht haben, kleine und mittlere Agenturen in der Größenordnung fünf bis 50 Mitarbeiter oder auch richtig dicke Frachtschiffe, die hunderten von Angestellten eine Heimat bieten.

Was alle Agenturmodelle verbindet, ist der Wunsch nach starken Teams. Leidenschaftlichen Mitarbeitern. Nach hohem Einsatz, Engagement, Hingabe. Henry David Thoreau sagt: „Stellen Sie keinen Mitarbeiter ein, der nur für Geld arbeitet. Sondern jemand, der seine Arbeit liebt.“ Wenn das nur so einfach wäre …

Erwarte das Unerwartete

Betrachtet werden soll heute der eher klassische Fall einer typischen Selbstständigkeit von ein bis zwei Agenturgründern, die im Laufe der Zeit ein schlagkräftiges Team nicht näher definierter Größe um sich scharen. Und da klassische Erfolgsfaktoren nicht besonders unterhaltsam sind, werden im Laufe des Beitrags insgesamt zehn unbequeme Wahrheiten zum Thema Mitarbeiter(-gewinnung) behandelt. Folgende Fragen sollen dabei u. a. im Fokus stehen:

  • Grundlagenforschung: Wie lassen sich der oder die ersten Mitarbeiter gewinnen?
  • Bedürfnisorientierung: Welche Erwartungen und Wünsche haben Mitarbeiter?
  • Rahmenbedingungen: Wie mit den Themen Gehalt, Urlaub, Arbeitszeiten, Verträge umgehen?
  • Führungsqualitäten: Wie gelingt Mitarbeiterführung im kreativen Umfeld?
  • (…)

1. Aller Anfang ist schwer

Früher oder später reicht die eigene Arbeitskraft nicht mehr aus, um alle anfallenden Aufgaben in der Agentur alleine zu bewältigen. Der oder die erste Mitarbeiter/-in wird gesucht. Manche starten erst einmal mit Freelancern, Praktikanten oder 450-Euro-Kräften, doch schon bald steht die Entscheidung an, eine richtige Vollzeitkraft einzustellen.

Aus eigener Erfahrung lässt sich schildern, dass dies kein einfacher Schritt ist. Schließlich beginnt mit der ersten Festanstellung die Übernahme von Verantwortung für andere Personen. Man ist jetzt Arbeitgeber. Da tauchen viele Fragen auf, etwa nach den vertraglichen Rahmenbedingungen, der Lohnkostenabrechnung, der Sozialversicherung oder ob genügend finanzielle Mittel zur Verfügung stehen, um die Stelle dauerhaft zu besetzen. Guter Rat ist teuer, aber es lohnt sich, ihn einzuholen, z. B. beim Steuer- oder Existenzgründungsberater. Auch erfahrene Agentur- und Unternehmerkollegen helfen weiter, sich mit den notwendigen Formalitäten vertraut zu machen.

2. Das liebe Geld

Manche haben die Erwartung, bei der Einstellung neuer Mitarbeiter bereits so viele Rücklagen auf dem Konto zu haben, dass sie den Lohn „über Jahre“ hinaus bezahlen können. Auch wenn ein gewisses Polster generell nicht schaden mag, so lässt die Situation bei den wenigsten zu, ihre Personalplanung vom üppigen Kontostand abhängig zu machen.

In der Regel wartet die zu erledigende Arbeit in der Zukunft. Meistens ergibt sich die Notwendigkeit, neues Personal zu suchen, erst durch den Vorlauf neuer Aufträge. Auch deren Bezahlung ist erst nach Fertigstellung zu erwarten. Die Anstellung neuer Mitarbeiter ist somit ein gewisses Wagnis und sollte zumindest dem „Forecast“, also der finanziellen Vorhersage, nach gut kalkuliert sein.

3. Rahmenbedingungen festlegen

Damit kommen wir auch schon zu den Rahmenbedingungen, die frühzeitig geklärt und natürlich auch vertraglich festgehalten sein sollten. Hier gilt es zunächst, die Erwartungen des zukünftigen Arbeitnehmers mit den Möglichkeiten der Agentur in Einklang zu bringen. Dazu eine wichtige Erkenntnis: Das Gehalt eines Mitarbeiters hat nichts mit Wertschätzung für die Person oder Dankbarkeit für deren Tätigkeit zu tun. Es ist eine Entlohnung, ein Tauschhandel für konkrete Arbeitsleistung. Und dieser Tauschhandel basiert auf der Wertschöpfung der Arbeitskraft.

Je nach Grad der Verantwortung (Juniorstelle, Fachkraft, Führungskraft …) und nach Aufgabe (Hilfstätigkeiten, Redaktion, Webentwicklung, SEO …) sowie nach regionalen Gesichtspunkten (Großstadt oder ländlich, Nord-Süd- bzw. Ost-West-Gefälle …) und nicht zuletzt nach Agenturgröße und deren Möglichkeiten werden die Gehälter doch recht unterschiedlich ausfallen. Hier helfen einschlägige Gehaltstabellen aus dem Netz sowie der regelmäßige Austausch mit anderen Agenturleitern, um für sich Klarheit in der Gehaltsstruktur zu finden. Nicht zuletzt sollte der Deckungsbeitrag in einem ausgewogenen Verhältnis zu den Lohnkosten stehen. Bei der Berechnung kann der Steuerberater unterstützen.

Ehrlicherweise passen die Vorstellungen von manchen Bewerbern und die eigenen Berechnungen nicht immer optimal zusammen. In der Industrie lässt sich häufig mehr verdienen als in der Kreativ-Wirtschaft, gleiches gilt für die Anzahl der Urlaubstage, Gehaltszulagen, 13. oder gar 14. Monatsgehalt … es würde an dieser Stelle zu weit führen, die verschiedenen Konstellationen herauszuarbeiten. Hier gilt, nicht Äpfel mit Birnen zu vergleichen und eine Vereinbarung zu treffen, die für beide Seiten auch auf Dauer funktioniert. Ansonsten passt es halt auch mal nicht – für jeden Topf gibt es Deckel …

Womit Agenturen überzeugen können

Verschiedene Studien haben gezeigt, dass (mehr) Lohn nicht bzw. nicht besonders lange für eine höhere Motivation sorgt, der Wohlfühlfaktor bei der Arbeit hingegen schon. Was in Agenturen häufig gut möglich ist, sind flexible Arbeitszeitmodelle, Homeoffice-Tage, womöglich sogar ortsunabhängige Tätigkeiten, spontane(-re) Urlaubsregelungen, kollaboratives und interdiszipliniertes Arbeiten.

Diese Flexibilität bietet für viele ein Gegengewicht zu überhöhten Gehältern und Sozialleistungen. Dies gilt ebenso für spannende, herausfordernde und innovative Projekte. Es gilt für die Beteiligung am kreativen Erschaffungsprozess und die Beschäftigung mit Trendthemen. Und auch der Spirit in einem jungen, modernen Umfeld ist für viele der ausschlaggebende Grund, in einer Agentur zu arbeiten.

4. Ran an die Arbeit

Wenn alles einvernehmlich geklärt ist, steht nun bald der erste Tag des neuen Mitarbeiters oder der neuen Kollegin an – gleich mal frisch ans Werk! Doch halt, wo soll man sitzen? Ist der Arbeitsplatz bereits fertig eingerichtet? Wie sieht es mit E-Mail-Adresse, Telefonanschluss, eventuell auch einer eigenen Visitenkarte aus? Vielleicht erwartet den Neuzugang ja auch ein kleines Willkommensgeschenk. Der Onboarding-Prozess ist jedenfalls nicht zu unterschätzen, um einen schnellen Einstieg in den Arbeitsalltag zu ermöglichen.

Gleiches gilt für die Einweisung in die neuen Tätigkeitsfelder. Hier müssen tausend Kleinigkeiten erklärt werden, die für alte Hasen bereits selbstverständlich sind. Das bedeutet gerade für kleine Agenturen, die ihre Prozesse oft noch nicht sauber dokumentiert haben, ein ganzes Stück Arbeit. Hier können vorhandene Kollegen als Paten für die neuen Mitarbeiter fungieren und ihnen zeigen, wie es in der Agentur läuft. Aber auch ein Agentur-Wiki, eine Onboarding-Mappe oder Checklisten sind hilfreich.

5. Unruhestifter wahrnehmen

Ein weiterer Faktor, der sich bei jeder Einstellung ändert, ist das Teamgefüge. Ohne es zu wollen, und meistens auch ziemlich unbewusst, sorgt ein neuer Kollege für Unruhe. Jeder muss seinen Platz neu finden, es werden Statuskämpfe ausgetragen, man durchläuft verschiedene Gruppenprozesse. Gerade in kleineren Teams kann allein schon der Weggang eines Mitarbeiters und der dadurch bedingte Neuzugang für eine veränderte Kultur sorgen.

Grundbedürfnisse von Mitarbeitern verstehen

Vom früheren US-Präsidenten Harry S. Truman stammt das Zitat: „Es ist unglaublich, was man erreichen kann, wenn man sich nicht darum schert, wer die Anerkennung dafür bekommt.“

Die Grundbedürfnisse etwa nach Zugehörigkeit, Anerkennung oder Sicherheit spielen eine größere Rolle im Team, als wir es manchmal wahrhaben wollen. Sie haben Auswirkungen auf das Miteinander und auf die (eventuell verminderte) Arbeitsleistung. Ein Augenmerk darauf ist in der Mitarbeiterführung unerlässlich.

Es sprengt den Rahmen dieses Beitrags, an dieser Stelle weiter ins Detail zu gehen. Hier seien die Bücher „Dein Wille geschehe“ von Stefan Merath sowie „Mutig führen: Navigationshilfen für Leiter“ von Bill Hybels empfohlen.

6. Karriere machen

Zu einem wichtigen Bedürfnis aller Menschen zählt die persönliche Weiterentwicklung. Wir streben nach Höherem, wollen neue Erfahrungen machen und Verantwortung übernehmen. Deshalb lohnt es sich, beim Aufbau einer Agentur darüber nachzudenken, in welchem Rahmen Mitarbeiter Karriere machen können. Hier gibt es verschiedene Wege, entweder in einer fachlichen Spezialisierung (vom Junior über die Fachkraft zum Senior) oder auch mit der Übernahme von Verantwortung als „Head of“, Projekt- oder Teamleiter.

Die vertikalen oder horizontalen Entwicklungsstufen sollten für die Mitarbeiter ebenso transparent sein wie die Kriterien zur Weiterentwicklung, an denen sie sich messen lassen. Für die Vereinbarung persönlicher und fachlicher Ziele sowie ein Feedback über die eigene Arbeitsleistung bieten sich regelmäßige (halbjährliche oder jährliche) Entwicklungsgespräche an. Diese sollten nicht „zwischen Tür und Angel“, sondern abseits des Tagesgeschäfts stattfinden und von beiden Seiten gut vorbereitet sein. Die Gespräche dienen auch dazu, die aktuellen Ziele und die Vision der Agentur wiederholt zu kommunizieren und die gemeinsame Ausrichtung zu festigen.

7. Verantwortung übernehmen

Zur persönlichen Entwicklung gehört auch die Übernahme von Verantwortung. Hier sind immer zwei Seiten gefragt: jemand, der Verantwortung annimmt, und jemand, der bereit ist, Verantwortung zu übergeben. Dazu ist Vertrauen nötig, aber auch die bewusste Einstellung, loslassen zu wollen. Wohl wissend aus eigener Erfahrung: Das fällt gerade den Gründerpersönlichkeiten und Selbstständigen schwer. Sie delegieren zwar Aufgaben, übergeben aber nur selten „echte“ Verantwortung. Das mag in kleineren Teams noch gut funktionieren, beim Aufbau einer größeren Agentur steht einem das Ego oft im Weg.

Die Übernahme von Verantwortung erfordert von Mitarbeitern neben ihrer Bereitschaft auch eine bestimmte Haltung (neudeutsch: „Mindset“) und gewisse Fähigkeiten. Dazu zählen bspw. die präzise Formulierung von ergebnisorientierten Aufgabenbeschreibungen, der Umgang mit Kennzahlen oder ein Händchen für die Kundenkommunikation. Hier empfiehlt sich die Beschäftigung mit Führungsleveln wie etwa bei Boris Grundl in „Leading Simple“ beschrieben. Die Führungsstruktur in der Agentur sollte klar definiert und für alle Mitarbeiter transparent sein.

8. Recruiting

Neben all diesen Punkten über die Integration, Entwicklung und Führung von Mitarbeitern sollen nun ein paar kurze Gedanken zum Recruiting neuer Mitarbeiter folgen. Es macht Sinn, einen Prozess zu entwickeln, nach dem Einstellungen in der Agentur ablaufen. Dieser sollte mit einer detaillierten Beschreibung der neu zu schaffenden Arbeitsstelle beginnen. Auf Basis der Stellenbeschreibung erfolgt die Veröffentlichung auf der eigenen Website, in einschlägigen Jobportalen, bei der Agentur für Arbeit (die ihrerseits an verschiedene Jobportale angeschlossen ist) sowie in Fachmedien. Hier sollten Budget, Zielgruppe und Laufzeit definiert sein. Die Bewerbung über Social Media und das eigene Agenturnetzwerk ist selbstverständlich.

Die Bewerbungen gilt es nun zu qualifizieren, wobei sich im ersten Schritt eine kurze telefonische Kontaktaufnahme bewährt hat. Erst dann wird entschieden, wer zum Vorstellungsgespräch auch persönlich erscheinen soll. Es kann hilfreich sein, das Kennenlerngespräch zu zweit zu führen, entweder mit einer weiteren Führungskraft aus der Agentur oder sogar einem externen Personalberater. So ist ein Austausch nach dem Gespräch möglich und die Einschätzung hängt nicht von einer Person allein ab.

Wichtig zu verstehen ist, dass sich nicht nur eine Person bei der Agentur bewirbt, sondern auch die Agentur bei ihrem zukünftigen Arbeitnehmer.

  • Wer versetzt sich denn heute schon in die Lage der Bewerber?
  • Welche Möglichkeiten haben sie, außer der dünn betexteten „Über-uns-Seite“ wirklich etwas über die Agentur zu erfahren?
  • Welche Bedürfnisse und Wünsche haben potenzielle Bewerber?

Wer sich mit diesen Fragen ernsthaft auseinandersetzt, wird seinen Bewerbungsprozess, seine Karriereseite und auch das Vorstellungsgespräch anders gestalten. Dies ist zwar mit etwas mehr Aufwand verbunden, führt allerdings zu einem Austausch auf Augenhöhe und ermöglicht am Ende beiden Seiten, eine sichere Entscheidung für die Zusammenarbeit zu treffen.

9. Sich trennen

Es mag schon verwundern, nach dem Abschnitt über Mitarbeitergewinnung darüber zu lesen, wie man sich am besten trennt. Dennoch gehört dieser Aspekt unabdingbar zum Thema. Die Gründe können vielfältig sein, etwa weil man bereits in der Probezeit merkt, dass es „irgendwie nicht passt“. Oder weil Erwartungen an Produktivität, Sorgfalt und Einsatz dauerhaft nicht erfüllt werden. Oder weil finanzielle Gründe („betriebsbedingt“) eine Kündigung notwendig machen.

Was auch der Grund sein mag, drei Aspekte sollten berücksichtigt werden:

  1. Nicht zu lange warten: Auch hier kann aus eigener Erfahrung berichtet werden, dass der Schmerz nicht kleiner wird. Der Psychologe und Selbstentwickler Jens Corssen rät: „Schmerz, ja sofort!“, denn die Angst vor unliebsamen Entscheidungen, Konfrontation oder Ablehnung führt zu ungesundem Stress und wird auch das Arbeitsklima nicht verbessern. Hier ist wie so oft Mut gefragt, sich nach einer gründlich abgewogenen Entscheidung auch zu trauen, die Kündigung auszusprechen.
  2. Nicht lange rumeiern: Im Kündigungsgespräch selbst sollte Klarheit herrschen. Aus falscher Angst beginnt dann das große Stammeln: „Wir haben ja immer gut zusammengearbeitet … blabla … große Stütze fürs Unternehmen … blabla … betriebliche Notwendigkeiten …“ Der womöglich nichtsahnende Kollege sitzt derweil auf dem Stuhl und wundert sich. Auch auf Smalltalk vor der Kündigung sollte verzichtet werden („Na, wie lief dein Fußballspiel gestern?“). Stattdessen empfiehlt sich, klar und sachlich auf den Punkt zu kommen: „Ich habe heute ein unangenehmes Thema zu besprechen; ich habe mich entschieden dir/Ihnen heute zu kündigen. Die Gründe sind …“ Im Anhang gibt es weitere Literaturempfehlungen zu diesem Thema.
  3. Nicht den Menschen aus dem Blick verlieren: Nicht nur, weil man sich immer zweimal im Leben sieht, sondern weil jeder unterschiedlich auf eine Kündigung reagiert, sollte Verständnis für die mögliche Reaktion des Mitarbeiters aufgebracht werden. Jeder braucht Zeit, die Nachricht zu verdauen. Je nach Trennungsgrund können auch ein offenes Ohr oder aktive Unterstützung bei der Neuausrichtung hilfreich sein.

10. Die eigene Persönlichkeit

Häh? Hatten wir das nicht gerade erst, in Teil 1 dieser Artikelserie? In der Tat spielt auch im Personalwesen die Persönlichkeit des Agenturleiters eine große Rolle. Die Auswahl, Entwicklung, Führung und Zusammenarbeit mit Mitarbeitern hängt von der eigenen Persönlichkeit ab. Hier sei etwa an die Limbic Map erinnert. Wenn ich weiß, welche Ausprägung ich selbst und meine Mitarbeiter haben, kann ich mich anders reflektieren und gezielt verhalten. Der Umgang miteinander verändert sich in eine wünschenswerte Richtung. Ziele sind weniger Konflikte, mehr Energie und Leidenschaft, mehr Flow …

Nicht jeder hat das Gründer-Gen

Ein weiterer Mindshift ist für viele Gründer, dass Mitarbeiter einfach nicht die gleiche Motivation haben wie sie selbst. Kein Wunder! Wer eine Agentur selbst betreibt, das volle Risiko eingeht, vom Typus her gerne das Sagen hat, kann einfach nicht erwarten, dass die angestellten Fachkräfte genauso ticken wie sie. Es muss eine unterschiedliche Denkweise geben, sonst hätten sie selbst Agenturen gegründet.

Insofern kann eine Überlegung sein, ein starkes Team bewusst mit unterschiedlichen Persönlichkeiten auszustatten, die ihre zum Teil konträren Ansätze in die Projekte einbringen. Statt mich von der vermeintlichen Einschränkung runterziehen zu lassen, lässt sich die Andersartigkeit gezielt nutzen. Wer die Vielfalt feiert, wird kreative und bessere Ergebnisse für seine Kunden erzielen.

Checkliste „Mitarbeiter“

  1. Bin ich bereit, Verantwortung für andere Menschen zu übernehmen, auch wenn dies ein finanzielles Wagnis bedeuten mag?
  2. Habe ich den Forecast der Agentur jederzeit gründlich kalkuliert und die Finanzen im Griff?
  3. Sind die Arbeitsverträge rechtlich und inhaltlich alle auf dem aktuellen Stand?
  4. Ist der Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter ausgearbeitet und schriftlich festgehalten?
  5. Sind mir die Gruppenprozesse und Grundbedürfnisse meiner Mitarbeiter geläufig und wie reagiere ich darauf?
  6. Welche Karrierestufen gibt es in der Agentur und führe ich regelmäßige Entwicklungsgespräche mit allen Mitarbeitern?
  7. Bin ich (wirklich) bereit, Verantwortung abzugeben, und kenne ich mich mit den unterschiedlichen Führungsleveln aus?
  8. Ist der Recruitingprozess genau definiert und wie sorge ich dafür, dass Vorstellungsgespräche keine Einbahnstraße sind?
  9. Bin ich darauf vorbereitet, mich von Mitarbeitern aktiv zu trennen, und weiß ich auch, wie?
  10. Habe ich mich ausreichend mit meiner Persönlichkeit beschäftigt und weiß ich, welche Mitarbeiter ich dadurch anziehe?

    Fazit

    Jeder bekommt nicht nur die Kunden, sondern auch die Mitarbeiter, die er verdient. So gehört die Auswahl passender Personen zu den wichtigsten Führungskriterien. Hier sollten neben der eigenen, vor allem auch die Persönlichkeiten der einzelnen Mitarbeiter berücksichtigt und aufeinander abgestimmt werden. Das mag sich deutlich von der Einstellung nach rein fachlichen Überlegungen unterscheiden, wird sich im Miteinander und in der Schlagkraft der Agentur jedoch positiv niederschlagen.

    Weiterführende Literatur und Podcasts

    • Bill Hybels: Mutig führen, Navigationshilfen für Leiter
    • Stefan Merath: Dein Wille geschehe
    • Boris Grundl: Leading Simple, Führen kann so einfach sein
    • Thomas Fritzsche: Wer hat den Ball?: Mitarbeiter einfach führen
    • Bodo Janssen: Die stille Revolution: Führen mit Sinn und Menschlichkeit
    • Jörg Knoblauch: Die besten Mitarbeiter finden und halten: Die ABC-Strategie nutzen
    • https://www.mehr-fuehren.de/buch-mitarbeiterfuehrung/ sowie Podcast „Führung auf den Punkt gebracht“ von Bernd Geropp
    • https://karrierebibel.de
    • On the way to New Work Podcast https://www.onthewaytonewwork.com

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